從手動到自動：數份電子簽名處理的最佳實務
問題意識與情境
那天，在工作的諮商所遇到了一個實際又棘手的狀況。由於過往部分心理師的諮商紀錄檔案中，未附上正式的電子簽名，因此我們必須協助補齊心理師的簽名檔案，才能符合衛生局的要求。
一開始，我們採取最直觀的方式：逐一打開 PDF 檔案，手動加入心理師的簽名。然而，當我們發現需要處理的紀錄橫跨 2020 年到 2025 年，累積上萬筆檔案 時，這個方法幾乎是不可能完成的任務，光是打開檔案就足以讓人崩潰。原本我們使用的是 Adobe PDF 來加入簽名檔，但實際操作後發現速度非常慢，效率極低。於是我開始思考：
是否有辦法一次性替某一位心理師的所有紀錄加上電子簽名？
但問題並沒有這麼單純。不同的紀錄，簽名欄位的位置並不固定：
有些在第一頁，有些在第二頁，甚至格式略有差異，無法單純用「固定頁數」處理。也因此，我開始研究是否能有一種方式，讓系統自動判斷簽名欄位的位置，並正確地將電子簽名加上去。在這個過程中，我開始與 Claude AI 討論可能的解法，也逐漸整理出一條可行的處理流程，於是便有了這篇紀錄文。
這套工具最大的好處在於：
- 可在本機端一次處理大量 PDF 檔案，不需逐一手動開啟
- 系統能自動辨識簽名位置（通常會有簽名欄位），並正確放置電子簽名
- 全程在自己的電腦上完成，符合諮商專業對於隱私與資料保護的要求
對於需要大量補齊電子簽名、又無法將檔案上傳至雲端或第三方服務的情境來說，這是一個非常實用的解法。
操作流程
重要申明：以下皆為本人自己製作檔案與模擬測試，皆無使用任何諮商紀錄！
一、安裝 Python
1.前往 Python 官網：https://www.python.org/downloads/
2.點選Or get the standalone installer for Python XXX（最新版本），即開始下載Python
3.下載完後，開始執行安裝檔。在安裝第一個畫面的最下方，必須勾選： ☑ Add python.exe to PATH
4.驗證安裝是否成功：Window系統開啟「命令提示字元」或「終端機」（可直接在電腦搜尋）
並執行：
python --version`
或是
python -V
應該顯示類似：Python ｘｘｘ（版本號碼）或是他是空白的，都代表安裝成功。
二、安裝 Python 套件
1.在命令提示字元或終端機輸入：
python -m pip install --upgrade pip
python -m pip install PyPDF2 reportlab pillow
2.驗證安裝，並確認清單包含：PyPDF2、reportlab、pillow
python -m pip list
三、準備工作環境
- 建立資料夾結構：（可以改成自己習慣或編排的模式）
📁 實作程式/
📄 pdf_signature.py ← 程式檔案
🖼️ 簽名01.png ← 簽名圖片（PNG格式，建議背景透明）
📁 原始PDF資料夾/ ← 放入要處理的PDF
📄 記錄001.pdf
📄 記錄002.pdf
📄 記錄003.pdf
...
📁 已簽名PDF
-
打開程式編輯器（推薦使用：VS Code、notepad++），並將以下程式碼貼上（詳細要修改程式碼內容可以參見底下附錄一）
A. 程式結構
程式結構：
├── find_signature_page() → 找到「請簽名：」在哪一頁
├── add_signature_to_pdf() → 在PDF上加簽名
├── batch_process_pdfs() → 批次處理多個PDF
└── 主程式 (if __name__ == "__main__") → 程式入口，設定參數B. 完整程式碼
資訊以下此程式邏輯為：
系統自動會去抓「請簽名：」字樣，並且依據您設定的貼上簽名空間分布(x,y)軸來抓位置。
然而，後來發現工作時候發現，PDF檔案中的簽名欄位他沒有OCR光學字元辨識（簡單來說他複製文字時，會變成其他文字亂碼)。
所以最後我就把系統抓取「請簽名：」字樣拿掉，畢竟都是在最後一頁做簽名，所以其實沒有差異。底下仍保留有請簽名字樣，若不知道如何修正，可以拿給Claude請他修改你想要的版本。# -*- coding: utf-8 -*-
# PDF 自動簽名程式
# 請先安裝需要的套件: pip install PyPDF2 reportlab pillow
import os
from PyPDF2 import PdfReader, PdfWriter
from reportlab.pdfgen import canvas
from reportlab.lib.pagesizes import letter
from PIL import Image
import io
def find_signature_page(pdf_path, keyword="請簽名："):
"""尋找包含簽名關鍵字的頁面"""
try:
reader = PdfReader(pdf_path)
for page_num, page in enumerate(reader.pages):
text = page.extract_text()
if keyword in text:
return page_num
return None
except Exception as e:
print(f"讀取 {pdf_path} 時發生錯誤: {e}")
return None
def add_signature_to_pdf(input_pdf, output_pdf, signature_image, x=100, y=100, width=150, height=50):
"""在PDF指定位置加入簽名圖片"""
try:
reader = PdfReader(input_pdf)
writer = PdfWriter()
signature_page_num = find_signature_page(input_pdf)
if signature_page_num is None:
print(f"警告: {input_pdf} 找不到「請簽名：」字樣，跳過此檔案")
return False
packet = io.BytesIO()
can = canvas.Canvas(packet, pagesize=letter)
can.drawImage(signature_image, x, y, width=width, height=height, mask='auto', preserveAspectRatio=True)
can.save()
packet.seek(0)
signature_pdf = PdfReader(packet)
for page_num, page in enumerate(reader.pages):
if page_num == signature_page_num:
page.merge_page(signature_pdf.pages[0])
writer.add_page(page)
with open(output_pdf, 'wb') as output_file:
writer.write(output_file)
print(f"完成: {input_pdf} -> 簽名加在第 {signature_page_num + 1} 頁")
return True
except Exception as e:
print(f"處理 {input_pdf} 時發生錯誤: {e}")
return False
def batch_process_pdfs(input_folder, output_folder, signature_image):
"""批次處理資料夾內所有PDF"""
if not os.path.exists(output_folder):
os.makedirs(output_folder)
pdf_files = [f for f in os.listdir(input_folder) if f.endswith('.pdf')]
if not pdf_files:
print("錯誤: 找不到任何PDF檔案")
return
print(f"找到 {len(pdf_files)} 個PDF檔案")
print("開始處理...")
print("")
success_count = 0
fail_count = 0
for pdf_file in pdf_files:
input_path = os.path.join(input_folder, pdf_file)
output_path = os.path.join(output_folder, f"已簽名_{pdf_file}")
if add_signature_to_pdf(input_path, output_path, signature_image):
success_count += 1
else:
fail_count += 1
print("")
print("處理完成!")
print(f"成功: {success_count} 個檔案")
print(f"失敗: {fail_count} 個檔案")
if __name__ == "__main__":
# ===== 設定參數（可依需求修改）=====
INPUT_FOLDER = "原始PDF資料夾" # 原始PDF所在資料夾
OUTPUT_FOLDER = "已簽名PDF" # 輸出資料夾
SIGNATURE_IMAGE = "簽名.png" # 簽名圖片檔名
# 簽名位置與大小（可調整）
SIGNATURE_X = 350 # X座標（左右位置，數字越大越右）
SIGNATURE_Y = 150 # Y座標（上下位置，數字越大越上）
SIGNATURE_WIDTH = 120 # 簽名寬度
SIGNATURE_HEIGHT = 40 # 簽名高度
print("PDF 自動簽名程式")
print("=" * 50)
# 檢查簽名圖片
if not os.path.exists(SIGNATURE_IMAGE):
print(f"錯誤: 找不到簽名圖片 {SIGNATURE_IMAGE}")
print("請確保簽名圖片與程式在同一個資料夾")
input("按 Enter 鍵結束...")
exit()
# 檢查輸入資料夾
if not os.path.exists(INPUT_FOLDER):
print(f"錯誤: 找不到資料夾 {INPUT_FOLDER}")
print("請建立資料夾並放入要處理的PDF檔案")
input("按 Enter 鍵結束...")
exit()
# 執行批次處理
batch_process_pdfs(INPUT_FOLDER, OUTPUT_FOLDER, SIGNATURE_IMAGE)
print("")
input("按 Enter 鍵結束...")
四、執行程式
1.開啟命令提示字元或終端機，並切換到工作資料夾（請依實際建立的位置調整路徑），以下範例為存在桌面中有個「實作程式」的資料夾。
cd desktop/實作程式>
▶️知識+：什麼是cd?
cd 是 Change Directory 的縮寫，中文意思是「切換目錄」或「更改資料夾」。
舉例：當你打開命令提示字元時，通常會看到：C:\Users\袋鼠>
這表示您現在「站在」C:\Users\袋鼠 這個資料夾裡。
如果不想要那麼麻煩去找他在哪，可以點選資料夾上排，按右鍵「複製位置」即可找到資料夾在那了。
2.執行程式：
python pdf_signature.py
3.完成的檔案呈現
附錄一：舉一反三修改程式－簽名位置與簽名關鍵字設定指南
（一）如何修改千名關鍵字
1.在程式的第 10 行：
def find_signature_page(pdf_path, keyword="請簽名："):
(1)程式會在PDF中搜尋這個關鍵字
(2)找到關鍵字的那一頁，就是要加簽名的頁面
(3)無論關鍵字在第1頁、第2頁或任何頁，程式都會自動找到
2.修改範例：
(1)範例 1：改成「簽章：」
def find_signature_page(pdf_path, keyword="簽章："):
(2)範例 2：改成英文
def find_signature_page(pdf_path, keyword="Signature:"):
(3)如果有多種可能的關鍵字－修改程式的第 16 行：
# 原本：
if keyword in text:
# 改成（可接受多種關鍵字）：
if keyword in text or "簽章：" in text or "請蓋章：" in text:
（二）如何調整簽名位置與大小
1.在程式的第 101-104 行：
SIGNATURE_X = 350 # X座標（左右位置）
SIGNATURE_Y = 150 # Y座標（上下位置）
SIGNATURE_WIDTH = 120 # 簽名寬度
SIGNATURE_HEIGHT = 40 # 簽名高度
2.PDF 座標系統說明－座標原點在「左下角」
PDF頁面示意圖：
Y軸越大越上 ↑
|
(0, 800) | (600, 800) ← 頁面上方
|
|
(0, 400) | (600, 400) ← 頁面中間
|
|
(0, 0) |________→ X軸越大越右
左下角原點 (600, 0)
| 參數 | 說明 | 效果 |
|---|---|---|
| X 增加 | 數字變大 | 簽名往右移 |
| X 減少 | 數字變小 | 簽名往左移 |
| Y 增加 | 數字變大 | 簽名往上移 |
| Y 減少 | 數字變小 | 簽名往下移 |
| WIDTH 增加 | 寬度變大 | 簽名變寬 |
| HEIGHT 增加 | 高度變大 | 簽名變高 |
(1)步驟 1：用預設值測試－先用預設值處理 1個PDF，看看簽名在哪裡
(2)步驟 2：判斷要往哪個方向調整
| 簽名位置問題 | 調整方法 | 範例 |
|---|---|---|
| 太左邊 | 增加 X | 350 → 400 |
| 太右邊 | 減少 X | 350 → 300 |
| 太下面 | 增加 Y | 150 → 200 |
| 太上面 | 減少 Y | 150 → 100 |
| 太小 | 增加 WIDTH 和 HEIGHT | 120 → 150 |
| 太大 | 減少 WIDTH 和 HEIGHT | 120 → 80 |
(3)步驟 3：每次調整 50 左右－不要一次調太多，建議每次調整 30-50 的幅度
總結
回頭看這個問題，其實它並不只是「怎麼把簽名加上去」那麼單純，而是反映了許多助人工作現場正在面對的現實：行政符合規範的壓力，往往會在不知不覺中吞噬大量專業人力。當制度要求被一條一條補齊時，如果只能依靠人工處理，最終消耗的，往往是工作者本就有限的時間與心力。
這次嘗試用程式解決問題，是希望把那些可以被自動化的工作交給工具處理，讓人能夠回到真正需要人去承接的地方。
如果你也正面臨大量文件處理、卻又受限於隱私與合規無法使用雲端服務，或許這個做法能成為一個參考起點。技術不一定要很炫，只要能實際減輕現場負擔，它就已經完成了它最重要的任務。